Kontorelever

Camilla Kammersgaard Poulsen, kontorelev

"Sammen med mine dygtige kollegaer står jeg for at administrere og koordinere på tværs af organisationer. Det synes jeg er fedt!"

Om uddannelsen

En kontorelev administrerer og koordinerer på tværs af organisationer. Derfor er det vigtigt at være god til at kommunikere, både skriftligt og mundtligt, på flere niveauer. En kontoruddannelse tager i alt ca. 4 år. De første 2 år er et grundforløb og et eux grundforløb, der løfter grundforløbsfagene op på gymnasialt niveau, eller en studentereksamen suppleret med et eus forløb (erhvervsuddannelse for studenter). På denne del af uddannelsen vil du modtage SU, hvis du er over 18 år. De sidste 2 år foregår på virksomheden med 3 - 10 ugers skoleophold undervejs og du vil få elevløn under hele forløbet.

Hos Grundfos kan du som kontorelev specialisere dig inden for administration eller shipping. Som administrationselev foregår skoleopholdene på Aarhus Business College.

Læs mere om uddannelsen på ug.dk

Dyk ned i forskellige afdelinger

Vi har flere afdelinger med kontorelever og deres opgaver er forskellige, så vi opfordrer ansøgere til at orientere sig i nedenstående for at få et indblik og dermed målrette sin ansøgning mod den afdeling man synes bedst om. Du kan søge stillingen nu via dette link.

I år kan du søge til følgende afdelinger:

Global Product Lifecycle Management

Global Product Lifecycle Management (Global PLM) er en organisation med ca. 80 medarbejdere i Danmark, Tyskland, Ungarn, Kina og USA.

Gennem systemer, data og processer, støtter vores del af organisationen Grundfos evne til at håndtere vores produkter, hele vejen fra Product management og beslutninger om den fremtidige produktportefølje til produktudvikling, industrialisering, forsyningskæde, produktion, salg, installering, drift, service og til sidst, udfasning. Dette betyder i praksis at designe og udarbejde teknisk information til Grundfos produkter og løsninger, lige fra teknisk dokumentation, f.eks. installations- og driftsmanualer samt datahæfter, til master data, materialelister, service dellister osv. Global PLM er også ansvarlige for at bygge og skabe produkt konfiguratorer for særlige produkter.

Starten af din elevtid vil gå med at lære Grundfos, dine kolleger og dine arbejdsopgaver at kende. Du vil være tilknyttet en elevansvarlig (afdelingens sekretær), som du vil komme til at arbejde tæt sammen med. Efter oplæring vil du selvstændigt komme til at varetage en række faste opgaver.

Som kontorelev i Global PLM skal man:

Beherske dansk og engelsk i både skrift og tale
Være ansvarsbevidst og flittig
Kunne arbejde struktureret
Være omhyggelig
Have lyst til at arbejde både selvstændigt og i teams
Være udadvendt og opsøgende
Være åben over for nye udfordringer
Være serviceminded og imødekommende
Være god til at samarbejde
Have humoristisk sans og et godt humør
Have situationsfornemmelse

Som kontorelev i Global PLM får man:

Masser af faglige udfordringer
Mulighed for at bruge sprog
Mulighed for at udvikle sig personligt og fagligt
Indsigt i en stor dansk, innovativ produktionsvirksomhed
Fleksible arbejdsforhold i et åbent og uformelt arbejdsmiljø med gode kolleger
En bred kontaktflade på tværs af organisationen i DK og udland
Rutine i at bruge Microsoft Office, SAP og andre softwareværktøjer
Tæt samarbejde med Global PLM ledergruppe

Eksempler på arbejdsopgaver som elev i PLM:

Planlægning af møder
Kalenderstyring for leder
Tids- og fraværsregistrering
Indkøb af kontorartikler
Indkøb af oversættelser og dokumentation
Nyhedsbreve og opslag på interne platforme
Planlægning og forberedelse af workshops og events
Ad hoc sekretæropgaver

IS Administration

Hvad er IS Administration?

Grundfos Information Services (Grundfos IS) er intern leverandør af informationsteknologi og -services til Grundfos koncernen. Grundfos IS beskæftiger i alt omkring 700 ansatte, hvoraf cirka halvdelen er placeret i Bjerringbro, mens resten er fordelt primært på centre i Filippinerne, Kina, Ungarn, Argentina og USA.

IS Administration er en underafdeling i CIO Office, som er ét af fem domæner i Grundfos IS. Vi tilbyder en bred, administrativ kontoruddannelse i et globalt og multikulturelt miljø. Vi er et team på 6-7 personer fordelt på Danmark, Filippinerne og Kina. På daglig basis supporterer vi i fællesskab alle IS-medarbejderne med mange forskellige administrative opgaver, og du skal kunne møde alle typer mennesker med et smil; fra medarbejdere i Danmark og resten af verden, over eksterne konsulenter og kontakter, og op til øverste ledelsesniveau.

Eksempler på arbejdsopgaver i IS Administration:

Ledelsessupport
Ferie- og fraværsregistrering og -support
Håndtering af IS Administrations fælles mailbox
Rejsearrangementer og visumansøgninger
Mødeindkaldelser & generel kalenderstyring
Planlægning og afvikling af diverse events
Indkøb og varebestillinger
Onboarding og offboarding
Koordinering af flex- og eftermiddagsfolk

Du kommer til at arbejde på lige fod med de øvrige medarbejdere i teamet, og får egne opgaver og ansvarsområder, der udvides undervejs i løbet af uddannelsesforløbet.

Ud over dét, som vi leverer i IS Administration, varetager CIO Office en bred vifte af interne services, der omfatter områder som ledelsessupport og -modeller, intern kommunikation, processer, samt kontrakt- og licensstyring.

Som elev i IS Administration skal du:

være udadvendt, serviceminded og med et smil på læben
beherske engelsk i både skrift og tale
have et kvikt hoved, et åbent sind og øje for detaljerne
have gode formidlingsevner
have mod på mange forskelligartede opgaver
have lyst til at arbejde både selvstændigt og som en del af teamet
kunne arbejde struktureret og samtidig håndtere afbrydelser
være med til løbende at forbedre vores processer

Vi tilbyder dig:

et behageligt arbejdsmiljø med gode kolleger i et globalt team
udfordringer i jobbet
egne ansvarsområder
en meget bred samarbejdsflade på tværs af den globale IS organisation

Global Product Development, Domestic Building Services

Drømmer du om at arbejde i en stor international virksomhed, og er du ikke bange for at prøve kræfter med en bred vifte af administrative udfordringer? Så kan vi tilbyde en alsidig 2-årig kontoruddannelse, hvor du får mulighed for at udvikle både dine faglige og personlige kompetencer.

Som elev i Global Product Development, Domestic Building Services bliver du en del af et globalt team, og du vil i løbet af uddannelsesforløbet få et bredt indblik i funktionen. Vi er i alt 110 medarbejdere fordelt i Danmark, Serbien, Ungarn, Tyskland og Kina. Vi har en uformel omgangstone og en travl hverdag.

Du vil være tilknyttet en elevansvarlig, som du vil komme til at arbejde tæt sammen med – og du vil hurtigt komme til at varetage en række faste og selvstændige opgaver.

Som kontorelev i Global Product Development, Domestic Building Services skal man:

Være serviceminded og imødekommende
Være god til at samarbejde
Beherske dansk og engelsk i både skrift og tale
Være ansvarsbevidst
Kunne arbejde struktureret og omhyggeligt
Være åben over for nye udfordringer
Have humoristisk sans og et godt humør

Som kontorelev i Global Product Development, Domestic Building Services får man:

En bred administrativ uddannelse
Mulighed for at udvikle sig personligt og fagligt
Indsigt i en stor dansk innovativ produktionsvirksomhed
Mulighed for at bruge sprog (primært engelsk, som er koncernsproget)
Rutine i at bruge Microsoft Office 365
Et rart arbejdsmiljø med gode kolleger
En bred kontaktflade på tværs af Grundfos’ organisation

Typiske arbejdsopgaver for en elev i Global Product Development, Domestic Building Services:

Assistere 2 Heads of Product Development med bl.a.
- kalender administration
- forberedelse af præsentationer
- forberede og deltage i funktionsmøder samt tage noter
- rejse planlægning, visum ansøgninger m.m.
- budgetopfølgning
- opfølgning på tidsregistrering m.m.
Assistere elevansvarlig med event- og mødeplanlægning, onboarding af nye kolleger, ferie- og fraværsregistrering m.m.
Du vil blive en del af vores well-being team
Opgaver på tværs af organisationen: gave indsamlinger, booking af lokaler på PDJA samt Grundfos Centeret
Diverse ad hoc opgaver

EHS – Miljø, Arbejdsmiljø & Sikkerhed

EHS and Systems DK har ansvaret for Environment, Health and Safety i Grundfos i Danmark. På miljøområdet arbejder vi f.eks. med energioptimering, miljøprojekter og bæredygtighed, mens vi på arbejdsmiljøområdet bl.a. arbejder med at forhindre arbejdsulykker og sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø.

Afdelingen består af ca. 19 medarbejdere med stor faglig viden og erfaring på hver deres felt. Det giver mulighed for at komme tættere på de områder man som elev finder mest spændende.

Vi har et tæt samarbejde på kryds og tværs i afdelingen, og afdelingen er præget af et godt sammenhold og plads til også at have det sjovt.

Som elev får man en stor kontaktflade til f.eks. koncern funktioner og EHS-medarbejdere i de forskellige områder.

Elevtiden som kontorelev i EHS strækker sig over 2 år

Starten af din elevtid vil gå med at lære virksomheden og organisationen at kende igennem en række administrative opgave – arbejdsområder og opgaver udvides efterhånden og der fokuseres på at du får egne selvstændige opgaver.

”At være kontorelev i EHS and Systems, DK giver dig flere styrker og fordele. For det første får du mulighed for at arbejde med vigtige emner som arbejdsmiljø, miljø og sikkerhed, hvilket er afgørende for enhver virksomhed. Dernæst får du mulighed for at afprøve en bred vifte af administrative færdigheder, som er værdifuld efter endt elevtid. Du vil opleve at få styrket dine kommunikationsevner især skriftligt ved bl.a. deltage i projekter og varetage faste selvstændige elevopgaver.” udtaler Charlotte, kontorelev i EHS and Systems, DK 2023-2025

Som elev i EHS skal man:

Være serviceminded
Have gode kommunikationsevner
Trives med rutineprægede opgaver
Kunne arbejde struktureret
Være omhyggelig
Kunne håndtere fortrolige informationer
Have et lyst hoved og et åbent sind
Have humoristisk sans og godt humør
Bruger af Office pakken og Sharepoint

Som elev i EHS får man:

Et rart arbejdsmiljø med gode kollegaer
Indsigt i en stor dansk, innovativ produktionsvirksomhed
En bredkontaktflade på tværs af organisationen i DK
Rutine i brug af MS office og SAP
Et forløb som kan præges af dine evner og interesser
En bred administrativ uddannelse

Typiske arbejdsopgaver for en elev i EHS:

Administration af Grundfos Standarder
Lave præsentationsmaterialer på dansk og engelsk
Samle og håndtere EHS data
Oprettelse og vedligehold af sharepoint-sites og data
Bestille varer
Deltagelse i projekter
Indsamling og analyse af diverse EHS informationer
Registrering af fravær og hjælp til ferieregistrering
Mødeplanlægning og referatskrivning

Service Danmark

Drømmer du om at levere fremragende service til vores danske kunder og at udfordre dig selv med en bred vifte af administrative opgaver? Så har vi den perfekte uddannelse for dig!

Vi tilbyder en alsidig 2-årig kontoruddannelse, hvor du får mulighed for at udvikle både dine faglige og personlige kompetencer. Som elev i Service Danmark bliver du en del af vores Customer Service Support team, hvor du vil betjene vores danske kunder og få et dybdegående indblik i afdelingens funktioner. Vores team består af 6 medarbejdere fordelt på to lokationer i Brøndby og Bjerringbro.

Du vil også arbejde tæt sammen med vores serviceteknikere og mange kollegaer i salgsfunktionen. Vi har en uformel omgangstone og et stærkt sammenhold.

Vi tilknytter dig en elevansvarlig, som vil guide dig gennem hele uddannelsesforløbet. Du starter med at lære virksomheden og organisationen at kende gennem forskellige administrative opgaver, og efterhånden får du mere selvstændige opgaver.

Som kontorelev i Service Danmark skal man:

Være serviceminded og imødekommende
Være god til at samarbejde
Være ansvarsbevidst og selvstændig
Kunne arbejde struktureret og omhyggeligt
Være åben over for nye udfordringer
Have humoristisk sans og godt humør
Beherske dansk og engelsk i både skrift og tale

Som kontorelev i Service Danmark får man:

En bred administrativ uddannelse med mange faglige udfordringer
Mulighed for personlig og faglig udvikling
Et indblik i vores brede produktprogram
Et stort kendskab til vores kunder
En dynamisk hverdag, hvor dagene sjældent er ens
Erfaring med Microsoft Office 365 og SAP
Et rart arbejdsmiljø med gode kolleger
En bred kontaktflade på tværs af Grundfos’ organisation

Typiske arbejdsopgaver for en elev i Service Danmark:

Modtagelse af kundehenvendelser på telefon og e-mail
Kundekontakt vedrørende værkstedsager
Oprettelse af serviceordrer
Fakturering og profitabilitetsanalyser
Planlægning af servicebesøg i samarbejde med serviceteknikerne
Tilbudsgivning på serviceydelser og serviceaftaler
Opfølgning på ordrer og tilbud
Administration af serviceaftaler og rapportering til kunder
Registrering af produktfejl
Backup for kollegaer i receptionen, intern salg og logistik
Diverse administrative opgaver, opdatering af indhold på Teams, Sharepoints, OneNote mm.

Group President’s Office

Drømmer du om at arbejde i stor international virksomhed, og er du ikke bange for at prøve kræfter med en bred vifte af administrative udfordringer? Så kan vi tilbyde en alsidig 2-årig kontoruddannelse, hvor du får mulighed for at udvikle både dine faglige og personlige kompetencer.

Som elev i Group President’s Office bliver du en del af det team, der i det daglige supporterer Grundfos’ koncernchef, og du vil i løbet af uddannelsesforløbet få et bredt indblik i afdelingen og dens funktioner. Vi er i alt 8 medarbejdere, herunder en 1.-års elev og en 2.-års elev. Du vil også komme til at arbejde tæt sammen med en lang række andre kollegaer, der supporterer resten af koncernledelsen. Vi har en uformel omgangstone og et godt sammenhold.

Du vil være tilknyttet en elevansvarlig, som du sammen med yderligere en elev vil komme til at arbejde tæt sammen med. Du vil i samarbejde med 2.-års eleven hurtigt komme til at varetage en række faste og selvstændige opgaver.

Som kontorelev i Group President’s Office skal man:

Være serviceminded og imødekommende
Være god til at samarbejde
Beherske dansk og engelsk i både skrift og tale
Være ansvarsbevidst
Kunne arbejde struktureret og omhyggeligt
Være åben over for nye udfordringer
Have humoristisk sans og et godt humør

Som kontorelev i Group President’s Office får man:

En bred administrativ uddannelse
Mulighed for at udvikle sig personligt og fagligt
Indsigt i en stor dansk innovativ produktionsvirksomhed
Mulighed for at bruge sprog (primært engelsk, som er koncernsproget)
Rutine i at bruge Microsoft Office 365
Et rart arbejdsmiljø med gode kolleger
En bred kontaktflade på tværs af Grundfos’ organisation

Typiske arbejdsopgaver for en elev i Group President’s Office:

Løbende opbygning og vedligehold af SharePoint-sider og andre interne websites
Diverse administrative opgaver, såsom fraværsregistrering, rejseafregning, visumansøgninger mm.
Event- og mødeplanlægning
Opbygning og vedligehold af event app og eventstyringssystem
Assistance til andre afdelinger, fx juridisk afdeling (kontraktsarkivering, legalisering af dokumenter mm), reception/omstilling og koncernøkonomi.

Group Purchasing?

Group Purchasing er Grundfos koncernens globale indkøbsfunktion, som har base primært i Danmark, Ungarn og Serbien, hvor hovedparten af de i alt ca. 250 medarbejdere er placeret. De resterende medarbejdere er placeret i forbindelse med vores produktionsselskaber globalt.

Group Purchasing har ansvaret for at finde, vedligeholde og udvikle et tilstrækkeligt antal globale, regionale og lokale leverandører på en effektiv måde for at støtte GRUNDFOS’ mål. Dette gøres ved at have fokus på kvaliteten, leveringssikkerheden og den totale pris for de varer og serviceydelser vi køber.

Vi arbejder teams på tværs af landegrænser og fabrikker.

Inden for Group Purchasing har vi en række funktioner, hvor kontoreleven vil blive involveret følgende:

Shared Service, hvor der arbejdes med oprettelse og vedligehold af indkøbsrelevante data i Grundfos’ ERP system, SAP. Derudover arbejdes der med overvågning af automatiske systemer og udbedring af afvigelser, hvis en proces blokeres.
Category Management har ansvar for at finde leverandører og forhandle kontrakter. Endvidere beskæftiger vi os med at udvikle relationer og samarbejde med vores leverandører og følge op på performance. Dette gøres i tæt samarbejde med vores fabrikker globalt.
Purchasing Excellence arbejder med udvikling af indkøbsprocesser og værktøjer, som vores funktion benytter sig af i hverdagen.

Som elev i Group Purchasing skal man:

have lyst til at arbejde selvstændigt og få nye udfordringer
kunne tage ansvar for egne opgaver
arbejde systematisk og kunne lide analytiske opgaver
være opsøgende og løsningsorienteret
have gode kommunikations- og samarbejdsevner
være service-minded
have gode engelskkundskaber både mundtligt og skriftligt samt IT kundskaber

Som elev i Group Purchasing får man:

egne selvstændige opgaver og muligheder, som du også selv kan være med til at skabe
mulighed for at udvikle sig fagligt og personligt
bred kontaktflade på tværs af organisationen globalt
forbedret sine kommunikationsevner på engelsk, da arbejdet primært forgår på engelsk
et rart arbejdsmiljø med gode kolleger

Typiske arbejdsopgaver for en elev i Group Purchasing:

Som elev indgår man som en naturlig del af hverdagen og vil i løbet af perioden arbejde sammen med en række forskellige kolleger om opgaver forbundet med både procesudvikling, leverandørudvikling og kontrakter og forhandlinger. Man vil også som elev selvstændigt få ansvar for opgaver, som understøtter disse aktiviteter.

Typiske opgaver, som eleven deltager i:

ansvar for egne indkøbsgrupper på lige fod med andre kolleger
oprettelse og vedligeholdelse af data i SAP
deltagelse i leverandørmøder
opfølgning på leverandørperformance
deltagelse i forberedelser og forhandlinger
udtrække og analysere data fra ERP-systemet
opdatere scorecards
daglig kommunikation med leverandører
forbedring af datakvalitet globalt
supportere Grundfos selskaber med procesforbedringer
deltagelse i netværksmøder for kolleger og superbrugere
planlægge og deltage i intern uddannelse og træning

IND Customer service unit (CSU)

Drømmer du om at arbejde globalt og blive udfordret både fagligt og personligt? Dét kan en elevstilling i CSU sikre, samtidig med at du bliver styrket i forskellige administrative kompetencer.

Industry Customer Service unit består af ca. 60 medarbejdere i forskellige regioner herunder USA, Europa og Kina. Vi supporterer salg og kunder ved at udvikle kundetilpassede produkter og løsninger. Vi har som funktion en bred kontaktflade til mange interessenter i Grundfos herunder salg, marketing & solutions, produktion, og product development.

Du vil som elev, være hos os i både 1. og 2. år. Eleven refererer til EMEA, Senior CSU-manager og vil efter behov supportere CSU ledere i andre regioner, samt vores center of excellence med forskellige administrative opgaver.

Som kontorelev i CSU får du:

Mulighed for at lære forskellige kulturer at kende
Indsigt i en stor, innovativ produktionsvirksomhed
Et internationalt arbejdsmiljø med plads til humor og socialt samvær
En bred kontaktflade med interne interessenter
Fleksible arbejdsforhold i et åbent og uformelt arbejdsmiljø
Et forløb der kan præges efter dine interesser

Som kontorelev i afdelingen vil dine opgaver bl.a. være:

Møde og event planlægning
Administrativ support til CSU lederteamet
Opdatering og koordinering af strategiske/interne initiativer
Koordinering af globale møder med salgsorganisationen og andre nøglepartnere
Udarbejde præsentationsmateriale på dansk og engelsk
Støtte afdelingen i procesforbedringer herunder udarbejde procesbeskrivelser
Ansvar for at drive afdelingens kommunikation, herunder deling af succeshistorier via opslag/kommunikation på interne platforme
Oprettelse og vedligehold af SharePoint-sites og data
Mødereferater
SAP, POWER BI og BW-rapporter

Vi forventer:

Du kan beherske dansk og engelsk i skrift og tale
Du er en dygtig IT bruger
Du er god til at samarbejde på tværs af afdelinger
Du tager initiativ og bidrager med egne ideer
Du finder motivation ved nye og ukendte opgaver

Hvis ovennævnte har vakt din interesse, vil vi glæde os til at læse din ansøgning, og ser frem til at give dig et lærerigt og spændende uddannelsesforløb.

Produktion IT

Produktion IT i Grundfos udvikler og levere IT løsninger som understøtter produktionsafviklingen i vores fabrikker globalt. Brugerne er operatører, som varetager samling af produkter hertil kvalitetskontrol, pakning og mærkning af produkter, som sendes ud til vores kunder.

Grundfos har en strategisk målsætning om at indføre næste generation af fabrikkernes IT-systemer, som skal understøtte digitaliseringen i produktionen. Vi er godt i gang med at udvikle et såkaldt MES (Manufacturing Execution System) system og har behov for en kontorelev, som ønsker at være en del af dette program og assistere program/projektledelsen med mange forskellige opgaver i relation til at implementere dette på alle vores fabrikker globalt.

Som kontorelev i afdelingen vil dine opgaver b.la. være:

Indkøb af licenser og IT-udstyr
Dataopsamling for økonomisk rapportering og opfølgning
Møde- og eventplanlægning med mulighed for facilitering af opgaver
Kommunikation og PR-aktiviteter internt i Grundfos
Indsamling og rapportering af KPI (Key Performance Indicators)
Assistere Product Owner og SCRUM-master i sprint planlægning og opfølgningsopgaver
Deltage i procesforbedringsaktiviteter
Onboarding af nye kollegaer og eksterne konsulenter
Adgangsadministration

Som kontorelev får du:

En forståelse for hvordan et stort forandringsprogram kan transformere en global organisation
Indsigt i produktion og afhængigheder til systemer, data og processer
Gode muligheder for at udvikle dig personligt og fagligt
Mulighed for at lære mange kulturer at kende igennem de daglige opgaver
Deltage i et internationalt arbejdsmiljø med plads til humor og socialt samvær
En bred kontaktflade med interne og eksterne interessenter
Mulighed for at præge din uddannelse i den retning, som du brænder for
Fleksible arbejdsforhold i et uformelt arbejdsmiljø
Være en del af et team, som samarbejder og hjælper hinanden